SUPERVISEUR LOGISTIQUE

UN (01) SUPERVISEUR LOGISTIQUE

PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION
The Alliance for International Médical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des soins médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale.
Keoogo est une association nationale de droit burkinabè créée en 2004 dans le but de combler le vide lié à la protection des enfants en situation de rue. La mission principale de Keoogo est d’offrir, via des partenariats ciblés et efficients, des services de protection et de réhabilitation aux enfants particulièrement vulnérables.
SOS Médecins Burkina Faso est une association nationale médicale de droit burkinabè créée en 2006. Sa mission sociale est de venir au secours des populations en détresse, des populations sinistrées et des populations fragilisées du fait de la maladie (VIH, malnutrition…), de l’âge, de l’incarcération ou de contextes sociaux ou économiques précaires.
Au Burkina, le consortium ALIMA / KEOOGO / SOS Médecins BF a pour objectif de fournir une réponse d’urgence aux soins de santé pour les populations les plus affectées par la crise.
Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :
● respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
● signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un.(e) supérieur.(e), à un.(e) référent.(e) ou à l’adresse alert@alima.ngo

LIEU D’AFFECTATION :
Le poste est basé à Ouahigouya
A pourvoir : Mars 2023
Contrat / durée : CDD de 6 mois renouvelables en fonction des financements
Niveau de Poste sur la grille salariale : 6
Publication de l’offre : la base d’ALIMA & ONEF
MISSION PRINCIPALE/ RAISON D’ETRE DU POSTE
Le Superviseur logistique travaille en étroite collaboration avec les équipes support et médicale du Consortium de Ouahigouya. Il collabore avec tous les responsables logistique, médical, administration, finances du projet.
LIEN HIERACHIQUE ET FONCTIONNEL
Lien hiérarchique : Responsable Logistique
Responsabilités 1 : Gestion du parc de véhicules et moto au niveau de Ouahigouya est efficiente
Objectif : Assurer la gestion du parc des véhicules et motos mis à disposition du projet et de la procédure de déplacement de la mission
Résultats attendus :
– La gestion du parc est optimale et mutualisée
– Les équipements roulants sont en état de fonctionnements, propres et sécurisés
– Les maintenances sont anticipées et réalisées suivant le calendrier de suivi
– La dotation du carburant et de l’utilisation des cartes est effective
– Le suivi de l’utilisation et des consommations des véhicules est réalisé
– L’archivage électronique et physique des dossiers est effectué sur le drive.
– Les procédures d’utilisation des véhicules sont connues et appliqués par tous.
– Les documents officiels des véhicules, motos et chauffeurs sont tenus à jour en vue d’être en règle avec la législation du pays

Activité :
• Assurer l’entretien du parc de véhicules deux roues et quatre roues
• Assurer l’entretien, la maintenance, réparation et sécurité des véhicules en collaboration avec le prestataire
• Veiller à la propreté et au nettoyage des véhicules
• Suivre les opérations de contrôle mécanique obligatoires (vidange, révision, contrôle technique…)
• Suivre les réparations et informer son supérieur des évolutions
• Veiller à la bonne gestion de la dotation du carburant et de l’utilisation des Tomes cartes
• Assurer le suivi de l’utilisation et des consommations des véhicules
• Gérer l’approvisionnement en carburant des véhicules et constitution stock sécu de toutes les bases
• Mettre à jour le fichier de suivi des consommations. Recueillir toutes les informations concernant les véhicules auprès des utilisateurs, des logbook et assurer l’archivage électronique et physique des dossiers.
• Partager le planning de suivi mouvement chaque vendredi de la semaine et mettre en place un tableau de suivi de mouvement par les chauffeurs
• S’assurer que tous les mouvements sont suivis et enregistrés par les gardiens chaque 30 minutes
• Tenir à jour les documents de bord relatifs à l’usage des véhicules
• S’assurer du renouvellement à temps de contrats de location voitures Tenir à jour les documents officiels des véhicules, moto en vue d’être en règle avec la législation du pays
• Le chargé des services Généraux doit être impliqué lors des nouveaux projets pour participer à la stratégie des mouvements et du choix des moyens de transport adapter aux opérations

Responsabilité 2 : Gestion base vie , bureau Ouahigouya, Centre de santé et PSA:
Objectif : Les bâtiments sont suivis selon standard
Résultat :
– Les locaux sont suivis et entretenus au niveau réparation et technique
– La sécurité des bâtiments est effective et les personnes sont formés.
– Le suivi des locaux est mis à jour et renseigné dans les temps.
– Une analyse des consommations est effectuée afin de changer nos pratiques éco responsable.
– La gestion des clefs est sécurisée, effective au bureau et à la maison expat.
– L’intendance des maisons et bureau assuré

Activités :
• Réaliser les diagnostics des anomalies pouvant survenir dans les bâtiments (électricité, plomberie, maçonnerie, menuiserie…) et conseiller la réparation auprès du responsable hiérarchique.
• Gérer les réparations et entretiens des bâtiments en lien avec le maintenancier
• Participer à la sélection des prestataires de service en lien avec les exigences d’ALIMA.
• S’assurer de la bonne gestion des déchets ménagers dans les bâtiments du site
• Aménager le local de sorte à garantir la sécurité et la convivialité du milieu
• Gérer les extincteurs, les postes anti-incendie et les panneaux de sécurité
• Analyser les informations des consommations des guets (électricité, eau, internet)
• Assurer la recherche et l’identification de possibilités de locations de locaux
• Gérer l’aménagement, l’entretien et la maintenance des locaux d’habitation et bureau
• Assurer la mise en application des procédures sécuritaires dans les locaux (fermeture, gardiennage, extincteur, plan d’évacuation, boite pharmacie, etc.) et sur le parc roulant (ceintures de sécurité fonctionnelles, extincteur, trousse de 1er secours)
• Abonnement (Eau, Electricité, Internet et ligne Téléphone).
• Etablissement des contrats bail et avenant, état des lieux plus les PV signé et archivé
Responsabilité 3 : Gestion des équipements
Objectif : Assurer la gestion des équipements de Alima suivant la procédure interne
Résultat attendu :
Un inventaire et un suivi est réalisé concernant les équipements et petit équipement de ALIMA
– Une fiche reprenant tout le petit équipement est installé dans chaque pièce
– Une liste des petits équipements est à jour pour chaque site (maison expat, bureau, Guest…)
Activités :
• Assurer la livraison / Installation des équipements
• Suivre la restitution des équipements à la fin des contrats et projets
• Assurer la planification et maintenance des équipements
• Assurer les inventaires physiques et renseigner l’outil de gestion
• Etiquetage des tous les équipements selon nomenclatures
• Suivre les renouvellement et affectation des équipement de sa base
Responsabilité 4 : STOCK
Objectif : Sécurisation et suivi du matériel en stock
Résultat attendu :
– Le suivi et le stock du matériel est en accord avec nos procédures internes
– Aucune rupture, périmés, surstock et stock dormant n’est ressentie
– Des fiches de suivi sont installés et mises à jour à chaque mouvement
Activités :
• Identifie et sécurise des lieux de stockage
• Inventaire mensuel de son stock (fiche des stocks à jour, fiche de pile, rapport d’inventaire fait et signé et archivé)
• Mets en place les outils de stockage concernant tous les matériels
• Assurer le respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
• Suivre la documentation liée au stockage
• S’assure de relancer la commande en fonction des stocks tampons • Suivre les entrées et les sorites sur les fiches de suivies
L’entretien du stock est fait régulièrement
Responsabilité 5 : Management.
Objectif : Assurer une bonne coordination des tâches au sein de l’équipe des services généraux
Résultats attendus :
– Assure la bonne répartition des tâches au sein de l’équipe (rencontre avec PV)
– Savoir qui fait quoi et qu’elles sont les responsabilités de chacun. PDP
– Assure la qualité et précision des échanges au sein l’équipe logistique POP et bilan
Activités :
• Elaborer un descriptif de poste pour chaque membre de son l’équipe (assistant log, gardiens et chauffeurs et hygiéniste de sa zone de compétence)
• Définir des objectifs annuels et évaluer chaque membre de l’équipe en fin d’année
• Suivre les performances de chaque membre de l’équipe
• Diriger les réunions log hebdo et mensuel
• Renforcer les capacités des membres de l’équipe
• Participer au recrutement des membres de son équipes
• Etablir les plannings mensuels de son équipe
Responsabilité 6 : gestion des achats
Objectif : Assurer la gestion de la chaîne d’approvisionnement
Résultat attendu :
– Les procédures de gestion des approvisionnements sont effectives
– Les dossiers d’achats sont de qualités tous les documents devant y être sont présents.
– Des enquêtes de satisfaction sont élaborés.
Activités :
• Appuyer le supply lors de sa visite aux niveaux techniques tous les contrats cadres pour les services généraux
• Contrat cadre mise en place et suivi
• Tiens à jour le fichier du suivi des contrats et IR
• Etude du marché local, liste des prix et fournisseur validés par famille logistique
• Participe à la rédaction pour des dossiers de consultation
• Assurer les choix pertinents des fournisseurs
• Assurer l’archivage dure et électronique de tous les contrats, dossiers d’achat scanner dans drive etc.

Responsabilité 7 : Gestion Wash/ PCI / Réhabilitation et construction au niveau du projet Nord
Objectif : Assurer une bonne gestion du secteur wash/ PCI au niveau nos structures de PEC, CM , CSPS et clinique mobile de sa zone de compétence au projet nord
Résultats attendus :
– Assure la disponibilité de l’eau en qualité et quantité suffisantes dans nos structures de PEC
– Garant de la qualité de l’hygiène en milieu hospitalier, bureau et maison
– Assure la bonne gestion d’assainissement en milieu hospitalier, bureau et maison – Veille à la mise en place des mesures barrières dans nos structures
– Assure la bonne exécution de tous les travaux de réhabilitation et construction de Thiou

Activités :
• Garant du respect du protocole EHA mise en place (stockage, traitement, analyse et distribution de l’eau)
• Installation dispositif lavage des mains avec du l’eau et savon
• Veille à l’entretien correct et propriété des salles
• Veille à la colette, transport, stockage, traitement et élimination correcte de déchet au niveau de la zone de déchet
• Mise à la disposition des équipes des EPI et suivre son port obligatoire
• Disponibiliser dans les services les produits et matériels d’entretien et suivre l’état de consommation
• Elabore les cahiers des charges et contrat des tous les travaux selon les directives de l’organisation
• Assure la bonne exécution des travaux selon cahier des charges et la réception de travaux avec PV signé
Notez que cette description de poste doit rester flexible afin de pouvoir répondre aux tâches supplémentaires ou aux modifications identifiées par le supérieur hiérarchique.
Responsabilité 8 : gestion de la sécurité appliquée
Objectif : Assurer l’implémentation et suivi des mesures CQ au niveau de sa base
Résultat attendu :
– Les procédures de gestion CQ est effective et suivi
Activités :
• Les malles bouffe CQ constituées et suivi
• Tiens à jour la liste des inventaires malle bouffe
• Les extincteurs sont à jour et installé à des lieux surs
• Les fils barbelés installés selon recommandation
• Colette et partage l’information CQ au CP et RLP
Responsabilité 8 : Reporting
Objectif : Assurer la qualité du rapport mensuel et hebdo log
Résultat attendu :
– Les rapports mensuels sont rédigés et partager dans le délai
Activités : Les PV des réunions mensuel des équipes Log sont rédigés et partagés
QUALIFICATIONS REQUISES
Formation : bac + 2 en transport logistique ou équivalent
Expériences et compétences requises
Avoir une expérience professionnelle terrain d’au moins trois (03) ans
Avoir une expérience prouvée dans la gestion logistique
Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités
Être très rigoureux dans le remplissage des supports logistiques
Avoir une expérience de travail au sein d’ONG internationale
Avoir une expérience de travail dans la région du Nord est un atout
Capacités et qualités requises
Flexibilité, adaptabilité, dynamisme, capacité de communication
Capacités à travailler en situation de stress
Capacité à travailler en équipe